1. INTRODUCCIÓN
Gersoft Hispania S.L (en adelante Gersoft o la Organización), es una Organización que se dedica al en desarrollo, programación y aplicaciones software de gestión empresarial con más de 20 años creando soluciones globales de calidad para nuestros clientes, sin dependencia de terceros ni de programas externos, con el fin de garantizar la plena funcionalidad de nuestras soluciones.
Gersoft establece como pilar fundamental la privacidad y reconoce como activo estratégico la protección de datos de carácter personal, por lo que manifiesta su determinación a documentar, implantar, mantener, informar, revisar y mejorar de manera continua el uso y tratamiento de datos de carácter personal, así como en alcanzar los niveles de seguridad necesarios que garanticen su protección en toda la Organización.
1.1 Objetivo
El objeto de la Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) es establecer las directrices aplicables al tratamiento de datos de carácter personal por parte de Gersoft en desarrollo de su objeto social y atendiendo la normativa legal vigente en materia de protección de datos personales.
1.2 Alcance
La presente Política tiene como ámbito de aplicación todos los procesos de Gersoft que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, que a su vez supongan el ejercicio del derecho al habeas data (derecho a la protección de los datos personales) por parte de sus titulares.
En este contexto, la Política es de carácter obligatorio para Gersoft, su personal, contratistas, así como a los potenciales clientes con quienes Gersoft mantiene comunicación, sin importar la relación contractual o el tipo de modalidad contractual, siempre que tengan acceso a datos personales sobre los que Gersoft tenga alguna responsabilidad.
En este sentido, los diferentes agentes con acceso a la información están obligados a conocer esta Política (en lo que les pueda afectar) y a comprometerse en preservar la seguridad de la información y, en particular, su confidencialidad, integridad, disponibilidad y privacidad.
Las relaciones con dichas entidades colaboradoras deben de estar amparadas siempre por los contratos de prestación de servicios correspondientes, incluyendo cláusulas de privacidad y protección de datos personales.
La presente Política de Protección de Datos Personales será de aplicación en todas las fases del ciclo de vida de los datos personales: generación, tratamiento, distribución, almacenamiento, transporte, consulta y destrucción; y de los sistemas que los procesan: análisis, diseño, desarrollo, implantación, explotación y mantenimiento.
Gersoft adoptará en todo momento acciones destinadas a preservar los principios básicos relativos al tratamiento de datos de carácter personal mediante los cuales los datos son:
1. Tratados de manera lícita, leal y transparente («licitud, lealtad y transparencia»), de manera que siempre que el Titular de los datos personales lo solicite, Gersoft le facilitará aquella información relativa a sus datos que reposen en las bases de datos de Gersoft;
2. Recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines («limitación de la finalidad»), es decir, Gersoft recoge los datos para una finalidad concreta y legítima, y siempre con el consentimiento previo del titular de dichos datos;
3. Adecuados, pertinentes y limitados a los fines para los que son tratados («minimización de datos»), recogiendo únicamente los datos necesarios para la finalidad del tratamiento;
4. Los datos tratados por Gersoft serán exactos y actualizados en todo momento, adoptando medidas para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos inexactos («exactitud»);
5. Mantenidos durante no más tiempo del necesario («limitación del plazo de conservación»), de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales;
6. Seguros, garantizando la seguridad, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito, pérdida, destrucción o daño accidental («integridad y confidencialidad»);
7. Tratados por el Responsable del Tratamiento, el cual es responsable del cumplimiento y capaz de demostrarlo («responsabilidad proactiva»).
2. MARCO JURÍDICO
Gersoft adquiere el compromiso de velar por el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal y de los sistemas aplicables a todos sus procesos de negocio en aquellos países en los que opere, y en concreto, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (en adelante el Reglamento o RGPD) y con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPD-GDD).
3. RESPONSABILIDADES
La máxima responsabilidad en materia de protección de datos personales en Gersoft reside en el Delegado de Protección de Datos que supervisa el cumplimiento de la normativa legal y políticas de Gersoft en materia de protección de datos personales, asesora e informa al Responsable del Tratamiento, Encargado del Tratamiento y personal de Gersoft sobre el tratamiento de datos personales, además de ser punto de contacto de interesados y de la Autoridad de Control.
Gersoft podrá contratar uno o varios Encargados del Tratamiento siempre que ofrezcan garantías suficientes y apliquen las medidas técnicas y organizativas, de manera que el tratamiento sea conforme al Reglamento y la LOPD-GDD y garantice la protección de los derechos y libertades del interesado.
Todo usuario y personal de Gersoft es responsable del uso adecuado de los datos de carácter personal que haga de los mismos y de cumplir la política, normas y controles establecidos por Gersoft.
4. APLICACIÓN DE LA POLÍTICA
Con objeto de poder aplicar las líneas de actuación expuestas en esta política, se definen, implementan y mantienen normas y procedimientos en el ámbito de tratamientos de datos de carácter personal, que recogen:
1. El conjunto de normativas, estándares, guías y procedimientos operativos que determinan la forma adecuada de actuar en materia de protección de datos personales.
2. Los métodos de control, revisión y ajuste que permitan verificar el correcto tratamiento de los datos de carácter personal.
La elaboración de las normas y procedimientos se acompaña de procesos formales de análisis y gestión de riesgos, y evaluaciones de impacto sobre los distintos tratamientos de datos de carácter personal.
5. FORMACIÓN Y CONCIENCIACIÓN
Gersoft considera que el método más efectivo de mejorar la seguridad y la protección de datos personales es mediante el desarrollo de una cultura formativa eficaz y universal a todos sus trabajadores a través de la formación y capacitación continuada, y en su incorporación a la actividad laboral.
Gersoft se compromete a desarrollar y ejecutar planes de formación a su personal de manera continua en los que se incluirán cursos específicos sobre protección de datos personales y seguridad de la información acorde con el área destinataria: Dirección, técnicos, administradores, usuarios de los sistemas, etc.
6. CONSULTAS Y PETICIONES
Gersoft pone a disposición de su personal, terceros o cualquier otro interesado titular de datos personales que reposen en las bases de datos y/o sistemas de información propiedad de Gersoft, diversos canales de comunicación para recibir y atender peticiones, consultas y reclamos por parte de sus titulares de manera que éstos puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, a decidir sobre tratamientos automatizados, portabilidad, información, reclamación y oposición al tratamiento de sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que hayan otorgado para el tratamiento de los mismos.
Gersoft se compromete a dar respuesta a todas las peticiones, consultas y reclamos a la mayor celeridad y siempre dentro de los plazos marcados por el Reglamento y la LOPD-GDD.
7. AUDITORÍA
Gersoft, en su compromiso de mejora continua, someterá de forma periódica a sus tratamientos de datos personales a auditorías internas y/o externas con la finalidad de verificar el correcto cumplimiento del Reglamento y la LOPD-GDD, así como de su política, normas y procedimientos, determinando grados de cumplimiento y recomendando medidas correctoras.
8. TRATAMIENTO DE DATOS
Esta Política de privacidad es aplicable al uso de los servicios ofrecidos por la solución de la plataforma Gersoft, ya sea a través del acceso de la Web, como a través de los dispositivos móviles.
Así mismo, la presente política de privacidad también describe cómo tratamos la información facilitada por usted, cuando usted accede a nuestro sitio Web, y cuando nos facilita información personal a través de los formularios que ponemos a su disposición.
Más adelante, en el apartado de Plataforma software Gersoft queremos definir las finalidades con la que tratamos sus datos, período durante el cual tenemos acceso a sus datos, con quién podemos compartirlos, cuáles son sus derechos respecto a dichos datos, así como aquella información adicional de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (el “Reglamento Europeo” o “RGPD”) y con la Ley Orgánica de Protección de Datos en vigor.
Gersoft se reserva el derecho a modificar la presente política de privacidad en cualquier momento, y cuando así sea requerido por ley, le notificaremos sobre los cambios en la presente Política de Privacidad. En el supuesto que hagamos un cambio sustancial le notificaremos vía correo electrónico o a través de la propia web y plataforma del software Gersoft, antes del que el cambio sea efectivo.
8.1. Responsable del tratamiento de los datos
Identidad: Gersoft Hispania S.L- CIF: B-61127122
Domicilio social: Calle Pablo Iglesias, 63 – 1, Mataro, 08302, Barcelona
Teléfono: 93 741 12 20
Correo electrónico: info@gersoft.eu
Nuestros clientes pueden enviar consultas sobre asuntos de protección de datos personales, privacidad y seguridad a nuestra dirección de correo postal o a través de la dirección de correo electrónico proporcionada anterior.
Mediante la aceptación de la presente política de privacidad, el cliente acepta y consienten expresamente la recogida, el uso y en su caso, la cesión de sus datos, en los términos indicados a continuación.
8.2. Derechos del interesado
Le informamos que tiene derecho a obtener confirmación sobre si en Gersoft Hispania S.L. estamos tratando datos personales que le conciernan, o no. Vd. tiene derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos, o en su caso solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos. Así mismo, Vd. podrá solicitar la portabilidad de sus datos personales, y la limitación de su tratamiento, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, Vd. podrá oponerse al tratamiento de sus datos personales, en cuyo caso Gersoft Hispania S.L. dejará de tratar sus datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones. Los anteriores derechos los podrá ejercer mediante correo electrónico a info@gersoft.eu. Es posible que con motivo de acreditar fehacientemente la identidad del solicitante, se requiera la aportación de un documento identificativo (DNI, pasaporte o equivalente).
Por lo que se refiere a los Datos de Terceros, el Cliente, como responsable de los mismos, tiene la responsabilidad de gestionar las peticiones de los interesados relativas a dichos datos, incluso y muy especialmente en el caso de incluir los mismos categorías especiales de datos personales, con entera indemnidad para Gersoft Hispania S.L.
8.3. Retención de datos
Plataforma Gersoft
Gersoft Hispania S.L, conservará los datos mientras dure la prestación de los Servicios. Una vez finalizada dicha prestación, Gersoft conservará los datos durante un plazo de treinta (30) días. Con posterioridad a dicho plazo, Gersoft bloqueará los datos necesarios para conservarlos a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para atender a las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido dicho plazo se procederá a la destrucción de la información.
Datos Comercial-Marketing
En cuanto a los datos de contacto facilitados a Gersoft por parte del cliente con fines Comerciales y de Marketing, así como aquellos datos que se han proporcionado para recibir información comercial y Newsletters, Gersoft conservará sus datos tras la recepción de su solicitud mientras el interesado no solicite el cese del tratamiento. Esto significa que durante este período podemos utilizar sus datos para las finalidades anteriormente detalladas.
8.4. Eliminación de los datos
Gersoft procederá a la eliminación y destrucción segura de todos los datos almacenados en los sistemas de Gersoft o sistemas de terceros subcontratistas, salvo que legalmente se disponga lo contrario o deba conservar los datos bloqueados después de la finalización del Contrato, únicamente durante el plazo de prescripción de las acciones que motiven dicha conservación de los datos.
8.5. Enlaces de terceros
Ocasionalmente, y en base a nuestro criterio, podemos incluir u ofrecer productos o servicios de terceros en nuestro sitio web. Estos sitios de terceros tienen políticas de privacidad independientes. Por lo tanto, no asumimos ninguna responsabilidad por el contenido y las actividades de estos sitios web vinculados. No obstante, buscamos proteger la integridad de nuestro sitio web y agradecemos cualquier comentario sobre estos sitios.
8.6. Reclamación
En cualquier momento usted puede presentar una reclamación ante una autoridad supervisora con respecto a la recopilación y procesamiento por parte de Gersoft Hispania S.L, de sus datos personales. En España, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
9. DATOS QUE TRATAMOS
a) Plataforma Software Gersoft
Categorías de datos que tratamos:
1. Datos de contacto y de facturación del cliente, incluyendo direcciones postales y/o electrónicas , empresa, cargo en la empresa , teléfono (datos del cliente).
2. Datos de contacto del usuario ( nombre, apellidos, DNI, correo electrónico corporativo).
3. Información financiera para los supuestos de contratación de módulos específicos en este sentido.
4. Contenido de facturas digitalizadas enviadas a la plataforma.
5. Sistema operativo.
6. Datos e información de terceros, de los cuáles el cliente o el usuario es responsable, que los mismos pueden subir a la plataforma del software para el uso de la misma.
2. Datos de contacto del usuario ( nombre, apellidos, DNI, correo electrónico corporativo).
3. Información financiera para los supuestos de contratación de módulos específicos en este sentido.
4. Contenido de facturas digitalizadas enviadas a la plataforma.
5. Sistema operativo.
6. Datos e información de terceros, de los cuáles el cliente o el usuario es responsable, que los mismos pueden subir a la plataforma del software para el uso de la misma.
Finalidades del Tratamiento
Le informamos que los datos indicados anteriormente serán tratados por Gersoft, y se utilizarán con las siguientes finalidades:
• Establecer un canal primario de comunicación con nuestros clientes y usuarios.
• Gestionar la prestación de los servicios contratados por nuestros clientes y usuarios, incluyendo la gestión, administración, prestación, ampliación y mejora de los contenidos, experiencia, información y servicios ofrecidos.
• Habilitar el inicio de sesión seguro para usted en la Plataforma del servicio.
• El diseño de nuevos servicios y/o contenidos
• El envío de actualizaciones de los servicios que prestamos.
• Gestionar la prestación de los servicios contratados por nuestros clientes y usuarios, incluyendo la gestión, administración, prestación, ampliación y mejora de los contenidos, experiencia, información y servicios ofrecidos.
• Habilitar el inicio de sesión seguro para usted en la Plataforma del servicio.
• El diseño de nuevos servicios y/o contenidos
• El envío de actualizaciones de los servicios que prestamos.
Adicionalmente, en el caso que Vd. haya solicitado información con tales efectos, y haya aceptado la política de privacidad, sus datos serán tratados con la finalidad de a) enviarle la Newsletter de Gersoft con noticias y novedades sobre el sector, y b) de enviarle periódicamente comunicaciones de marketing relativas a los productos y servicios de Gersoft.
Base jurídica
La base legal para el tratamiento de sus datos proporcionados es la necesidad de prestar los Servicios conforme las Condiciones Generales de Uso y Contratación (art. 6.1 b) GDPR).Sin los datos proporcionados Gersoft no podría proporcionarle el servicio del software contratado.
El tratamiento de los datos de los clientes y usuarios con la finalidad de enviarles comunicaciones comerciales se realiza en base a su consentimiento expreso. Los clientes y usuarios pueden retirar el consentimiento prestado al tratamiento de sus datos, en cualquier momento, dirigiéndose a info@gersoft.eu. Así mismo, Vd. podrá dejar de recibir Newsletters y comunicaciones comerciales por correo electrónico siguiendo las instrucciones que le proporcionaremos en cada comunicación.
Destinatarios
Nuestros proveedores de servicios pueden procesar todos los datos mencionados anteriormente en algún momento, como encargados de tratamiento de datos personales, bajo nuestras instrucciones y conforme al correspondiente contrato de encargado de tratamiento, y a los efectos de que Gersoft pueda prestar los Servicios, en los términos y condiciones acordados. Dichos proveedores nos prestan servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios.
Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento adicional, Gersoft Hispania S.L. lo comunicará previamente a nuestros clientes, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto.
Identificadores online e información recogida de modo automático
Gersoft HispaniaS.L. puede recabar de forma automática cierta información del usuario cuando éste usa el Software Gersoft. Esta información no revela necesariamente la identidad del usuario de forma directa, si bien puede incluir información que puede recoger y guardar en sus logs, información del navegador del usuario, idioma de navegación, localización geográfica en un sentido amplio (i.e. país o ciudad), y otra información técnica recogida a través de cookies, pixel tags y otras tecnologías similares que identifican a tu navegador Web. Para más información, puede acceder a nuestra política de cookies en https://www.gersoft.eu/politica-de-cookies
Todos estos datos son recogidos y tratados por Gersoft Hispania, S.L. para las siguientes finalidades:
• Asegurar un control de calidad adecuado en la prestación de nuestros servicios, para evitar errores e interrupciones indeseadas.
• Investigación y desarrollo – Al recopilar esta información, podemos entender mejor la forma en que el usuario utiliza e interactúa con nuestros servicios.
• Mejorar la experiencia del Usuario.
• Investigación y desarrollo – Al recopilar esta información, podemos entender mejor la forma en que el usuario utiliza e interactúa con nuestros servicios.
• Mejorar la experiencia del Usuario.
La información aquí detallada la podemos recabar directamente o a través de terceros proveedores bajo nuestras instrucciones y conforme al correspondiente contrato de encargado de tratamiento. Estos terceros proveedores se encuentran en la UE o fuera de la UE, en países con las garantías adecuadas.
La base jurídica para que Gersoft Hispania , S.L. trate los datos detallados en esta sección es su consentimiento expreso para los fines anteriormente especificados (art. 6.1 a) RGPD).
Gersoft Hispania, S.L. conservará estos datos mientras sea necesario para cumplir con las finalidades anteriormente detalladas y hasta que el cliente o el usuario nos solicite el cese del tratamiento tal y como se indica en el apartado Derechos del Interesado.
b) Información comercial-marketing
Categorías de datos que se tratan son:
• Datos de identificación ( nombre, empresa, sociedad, cargo empresa).
• Número de empleados en la empresa.
• Direcciones postales y/o electrónicas
• No se tratan datos especialmente protegidos.
• Número de empleados en la empresa.
• Direcciones postales y/o electrónicas
• No se tratan datos especialmente protegidos.
Finalidad del Tratamiento
Le informamos que los datos personales que Vd. nos facilita serán tratados por Gersoft Hispania, S.L., y se utilizarán con la finalidad de tramitar su solicitud de información, para proporcionarle la información, técnica, operativa o comercial, que requiera sobre los productos y servicios de Gersoft Hispania S.L., de las sociedades de su mismo grupo, y en su caso, para informarle de eventuales promociones que lancemos, así como para enviarle información sobre nuevos productos o servicios de Gersoft Hispania S.L., o cualquiera de las sociedades del grupo. Cuando Vd. así lo haya solicitado y aceptado, también trataremos su información para enviarle la Newsletter de Gersoft con noticias y novedades sobre el sector, así como para enviarle periódicamente comunicaciones de marketing relativas a los productos y servicios de Gersoft Hispania S.L
Base jurídica
Vd. es responsable de la licitud y veracidad de los datos introducidos en el formulario. El tratamiento de sus datos se realiza en base a su consentimiento expreso. Le informamos que puede retirar el consentimiento prestado al tratamiento de sus datos, en cualquier momento, dirigiéndose a info@gersoft.eu. Así mismo, Vd. podrá dejar de recibir comunicaciones comerciales por correo electrónico siguiendo las instrucciones que le proporcionaremos en cada comunicación.
Destinatarios
Por último, nuestros proveedores de servicios podrán también procesar sus datos en algún momento, como encargados de tratamiento de datos personales, bajo nuestras instrucciones y conforme al correspondiente contrato de encargado de tratamiento, y a los efectos de ejecutar las finalidades anteriormente detalladas.
Gersoft Hispania S.L. toma, en cualquier caso, las medidas adecuadas para mantener la seguridad, tanto durante el tránsito como en el lugar de recepción y como grupo cumple con la normativa aplicable en materia de protección de datos, incluido el Reglamento Europeo.
Los datos con fines comerciales pueden ser comunicados a nuestros partners para una gestión comercial de nuestros productos, así como enriquecer nuestros productos y servicios a ofrecer, y conocer mejor vuestros intereses comerciales.