Gestión documental

Todos sus documentos disponibles en el mejor entorno

Leer más

Carga. Almacena. Accede. Comprueba. Comparte.

Gestiona todos los documentos con la mejor solución.

La Gestión Documental es una solución WEB que nace para unificar y optimizar la operativa documental de cualquier Organización. Su objetivo principal es dotar a las empresas de una óptima clasificación, ordenación y almacenamiento de la documentación que procesa una organización.

Circuitos de aprobación

Se establecen circuitos de aprobación específicos para cada usuario o por cada tipo de documento.

Seguridad

Mejora la seguridad de los documentos y su recuperación.

Reducción de costes

Reduce los costes de papel, almacenamiento e impresión.

Documentos compartidos

Comparte documentos de forma rápida, segura y eficiente.

Mejor comunicación

Agiliza y mejora la comunicación y búsqueda de documentos.

Almacenamiento centralizado

Almacenamiento centralizado para evitar la dispersión de documentos.

Carga masiva de documentos
Para la carga de documentos al entorno web, hay tres formas distintas de hacerlo.

Carga manual

Carga de documentos manual rellenando la información del documento que vamos a subir.

Carga masiva

A través de de nuestro programa de escaneado masivo de documentos, donde escanea todos los documentos y los carga en el entorno web.

Carpetas en disco duro

Desde una carpeta en nuestro ordenador indicando la ruta de la carpeta base en el entorno web, se incorporarán los documentos mediante patrones de carga.

Acceso a documentos
Existen diferentes maneras de poder acceder a los documentos que hemos subido al entorno.

Acceso por carpetas

El acceso por carpetas es similar a Windows, pudiendo acceder por carpetas y subcarpetas para visualizar los documentos.

Acceso por Árbol

Otra forma de acceder a los documentos es a través del árbol, donde se muestra un menú vertical desplegable que te da acceso a los documentos.

Acceso por índices

El acceso a documentos por índices muestra los distintos tipos de documentos cargados en el aplicativo, pudiendo filtrar por tipo de documento el valor que se quiera para acceder de forma fácil a un documento.

Gestión documental
Escaneo digital y OCR
Mediante el OCR se pueden extraer datos variables de cualquier documento para su posterior uso. Estos datos son extraídos como índices del documento, pudiendo exportar en formato txt o Excel. La identificación de valores se puede automatizar mediante plantillas.
Perfiles de acceso a documentos
Los usuarios pueden tener asignado diferentes perfiles para acceder a los documentos y segmentar para que cada usuario vea y acceda a lo que le corresponde:

Perfil por carpetas

Se pueden crea perfiles por carpetas, donde según el perfil asignado al usuario, podrá acceder a determinadas carpetas.
También se puede configurar las acciones a realizar por tipo de carpetas, por ejemplo, poder dar de alta documentos, borrar documentos, duplicar documentos, etc.

Perfil por tipo de documento

Se pueden crear perfiles por tipos de documento, donde según el perfil asignado al usuario, podrá acceder a un tipo de documento u otro.

Sistema de trazabilidad de accesos y escaneo

Habrá la posibilidad de tener un control exhaustivo de todas y cada una de las acciones de los usuarios y de los documentos escaneados, pudiendo saber por fecha y hora la acción realizada por cada usuario: si ha escaneado, si ha borrado un documento, si ha añadido un documento, si lo ha consultado, etc.

CONSUMO DE RECURSOS BAJO

Las tareas que realiza el software no consumen recursos nuestros ya que se realizan desde otro ordenador

PORTABLE

Es independiente del ordenador donde se utilice porqué se accede a través de una página web

ACTUALIZACIONES

Cada vez que nos conectamos para usar el producto estamos utilizando la última versión.

COMPATIBILIDAD

No hay problemas de compatibilidad, basta con tener un navegador actualizado para poder utilizarlo

MULTIPLATAFORMA

Se puede usar desde cualquier sistema operativo ya que solamente es necesario tener un navegador

COLABORACIÓN

Gracias a que el acceso al servicio se realiza desde una única ubicación, es sencillo el acceso y compartir de datos por parte de los usuarios.

EMPIEZA AHORA

Solicita una demo GRATIS

PRUÉBALO