Notas de gastos

Todos sus gastos controlados.

Las Notas de Gastos es un sistema integral de gastos para las empresas que manejan grandes volúmenes de tickets y/o recibos.

Cubre todas sus etapas: Captación, entrada de tickets, liquidación, circuitos de validación, contabilización y obtención (si se precisa) de las facturas asociadas para reducirse el IVA asociado a los tickets.

Elementos aportados

Las Notas de gastos ofrecen una serie de funcionalidades que mejoran la gestión de su empresa.

1

APP corporativa

Se dispone de una APP corporativa (iOS y Android) que permitirá hacer fotos de sus gastos allí donde se realicen, sin pérdidas ni demora de tiempo.

2

Tecnología OCR

La tecnología OCR hace que te olvídes de rellenar campos de forma manual, ya que identifica todos los datos relevantes del ticket: fecha, importe, IVA...

3

Circuitos validación

Los responsables pueden participar de manera sencilla en la validación de los gastos, pudiendo ver todos los gastos de sus trabajadores.

4

Recuperación IVA

Se puede hacer a través de una gestión propia o a través de la gestión 'outsorcing'.

Características

APP camaleónicas

Tras conectarse a la APP, adquiere la imagen corporativa de su empresa:

- Logotipo
- Colores corporativos
- Slogan
- Iconos personalizados
...

Multiidioma

Se pueden activar distintos idiomas según se requiera.

El idioma será personalizable por empleado, donde cada uno podrá activar el idioma que prefiera para trabajar.

Por ejemplo, si una empresa está en diferentes países, los empleados de cada país trabajaran con el idioma que les corresponda.

Circuitos de aprobación

Las Notas de gasto realizadas por los usuarios pasarán por un circuito de aprobación donde los responsables validarán las notas, revisando que todos los datos sean correctos.

Podrán haber tantos validadores como se quieran en un mismo circuito y hasta que todos los validadores no aprueben la Nota, no quedará finalmente aprobada.

Gestión de viajes y anticipos

A través de la APP, los empleados pueden solicitar un anticipo del importe que prevé que se gastará en su próximo viaje, rellenando información como el importe que solicita, la fecha de inicio del viaje, duración del viaje, observaciones...

Estas solicitudes de anticipos pasarán por unos circuitos de aprobación donde los responsables aprobarán o no esa solicitud y proceder a abonar el importe al empleado.

Se generará un PDF con los datos solicitados para la comprobación y constancia del anticipo por parte del empleado y de la empresa.

Límites de gastos

Desde el entorno web se podrán activar límites de gasto.

Estos límites se podrán activar por empleado y por concepto de gasto.

Por ejemplo, podemos activar que para todos los empleados 'comerciales' tengan un límite de comida de 15 euros, y para los empleados 'directivos' activar un límite de 20 euros.

Formas de pago

Se podrán activar diferentes formas de pago por usuario.

La forma de pago 'efectivo' la tendrán activada todos los usuarios, pero se podrán crear formas de pago como 'Tarjeta' o 'Visa', introduciendo los datos de cada usuario.

Multidivisas

Se podrá trabajar con 'multidivisas', con lo que los usuarios podrán subir tickets desde el extranjero, introduciendo el país y la divisa correspondiente.

Cuadros de mando

A través de los cuadros de mando podremos ver un resumen muy gráfico de la situación de las Notas de gasto de nuestra empresa.

Podremos ver con gráficos datos como:
- notas de gastos por empleado
- conceptos de gastos más usados
- volumen de notas por día, mes, año
entre otros datos.

Beneficios

La APP aportada requiere que el usuario se autentifique, con el email y la password. De esta forma se identifica el usuario que utiliza la APP y se pueden dar servicios personalizados.

Desde la central se gestionan todos los usuarios que tienen acceso a los servicios aportados por la APP. En principio, un usuario sólo se puede dar de alta desde el móvil; esto es así, porque se requiere el valor del IMEI (identificador único del teléfono).

El objetivo básico de la APP es la captura de los mismos (su fotografiado). Normalmente con conexión a internet, además de hacer la foto, se traspasa automáticamente a la central. Permite ver la relación de tickets ya incorporados.

Como valor añadido se puede activar los avisos y chat con la central o con usuarios. La idea es eliminar dudas en todo momento permitiendo una comunicación directa y soporte personalizado.

Como valor añadido se puede activar los avisos y chat con la central o con usuarios. La idea es eliminar dudas en todo momento permitiendo una comunicación directa y soporte personalizado