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Gestión documental

Todos sus documentos en el mejor entorno



La Gestión Documental es una solución WEB que nace para unificar y optimizar la operativa documental de cualquier Organización. Su objetivo principal es dotar a las empresas de una óptima clasificación, ordenación y almacenamiento de la documentación que procesa una organización
 

Elementos aportados

La gestión documental aporta una serie de ventajas que mejoran la gestión de su empresa.

    1

Circuitos de aprobación

Establece circuitos de aprobación específicos para cada usuario

    2

Seguridad

Mejora la seguridad de acceso y recupración.

     3

Reduce de costes y agiliza la comunicación 

Reduce coses de papel almacenamiento e impresión y agiliza la comunicación y búsquedas de documentos.

    4

Compartir documentación y almacenamiento centralizado

Comparte documentación de forma segura y eficiente.
Almacenamiento centralizado para evitar la dispersión.

Características

Carga masiva de documentos

Para la carga de documentos al entorno web, hay tres formas distintas de hacerlo.

Se pueden subir documentos de forma manual rellenando la información del documento que vamos a cargar (tipo documento, descripción, etc, y cargado desde nuestro ordenador el documento en PDF.

Otra forma de cargar documentos es a través de nuestro programa de escaneado masivo de documentos, donde escanea todos los documentos y los carga en el entorno web.

Otra de las formas para cargar documentos al entorno web es poniendo todos los documentos en una carpeta en nuestro ordenador e indicando la ruta de esta carpeta base en el entorno web desde donde se incorporarán los documentos mediante patrones de carga.

Mobirise

Modo acceso documentos

Existen diferentes maneras de poder acceder a los documentos que hemos subido al entorno.

Es similar a carpetas Windows, pero centralizado en la documental. Según el perfil asignado se pueden hacer: altas, bajas, modificaciones o consulta de documentos.

Muestra en formato árbol todas las carpetas y documentos a los que se tienen acceso. Se disponen de búsquedas avanzadas. Sólo dejará consultar documentos.

Se acceden al conjunto de documentos indexados a los que se tienen permisos. Seleccionado un tipo de documento se solicitan los posibles índices de dicho documentos.

Mobirise

Circuitos de aprobación

Es posible activar circuitos de aprobación de los documentos que se cargan en el entorno web para tener un mayor control de la documentación.

Los circuitos de aprobación son las diferentes fases por donde pasa un documento para ser aprobado por sus responsables.
Cuando se suben los documentos al entorno, el usuario administrador ha de validar esos documentos y a de comprobar si realmente los datos son correctos y coinciden los que hay en el entorno con el documento original.

Los circuitos nos permiten tener un mayor control de toda la documentación con la que trabaja su empresa y tener la máxima seguridad de que se trabaja realmente con los datos correctos.

Mobirise

Beneficios

Las tareas que realiza el software no consumen recursos nuestros ya que se realizan desde otro ordenador

No hay problemas de compatibilidad, basta con tener un navegador actualizado para poder utilizarlo

Es independiente del ordenador donde se utilice porqué se accede a través de una página web

Se puede usar desde cualquier sistema operativo ya que solamente es necesario tener un navegador

Cada vez que nos conectamos para usar el producto estamos utilizando la última versión

Gracias a que el acceso al servicio se realiza desde una única ubicación, es sencillo el acceso y compartición de datos por parte de varios usuarios

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